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1. Vadémécum “Inscription nouvel étudiant/non titulaire”

1. Le représentant du laboratoire fournit la liste des nouveaux étudiants (en autre non titulaires) à Christophe Bernard ou Eric Pilet
2. Christophe ou Eric envoie une fiche a remplir aux étudiants
3. Christophe effectue alors les actions suivantes :
   • Ajout dans le tableau Excel « IM2B PhD student list » dans l’onglet total et du laboratoire d’origine
   • Ajout dans la liste de diffusion im2b-plinius-cursus-etudiants@univ-amu.fr via le lien
   • Création sur le site https://pliniuscursus.univ-amu.fr/ sous le rôle « étudiant »
   • Création sur le site https://plinius-cursus.fr/login sous le rôle « student »
4. L’étudiant reçoit la notification pour compléter ses profils.

2. Vadémécum “Création nouvelle formation”

1. Contacter les responsables de formation (Christophe Bernard ou Eric Pilet) pour validation de la nouvelle formation
2. Remplir la fiche de la nouvelle formation qui vous sera fournie
   • Remplacer les informations en rouge par les informations spécifiques de votre formation en noir
   • Supprimer les indications en vert
3. Envoyer la fiche remplie à Christophe Bernard ou Eric Pilet. Le responsable :
   1. créera la page sur le site https://pliniuscursus.univ-amu.fr/ en copiant la page modèle :
   2. créera la formation sur le site https://plinius-cursus.fr/login comme nouveau “training”.
   3. Vous demandra une image d’illustration de la formation avec un format particulier.

3. Vadémécum “Mise en place une session de formation”

1. Choix de la date

Le calendrier du site Plinius n’indique que la date du premier jour de formation. Il y a donc des risques de chevauchements. Il faut donc choisir sur le Google agenda des dates durant lesquelles aucune autre formation n’est prévue.

2. Création de la session.

• Connectez-vous au backoffice du PhD program (si vous ne les avez pas encore modifiés, votre identifiant et votre mot de passe correspondent à votre adresse e-mail professionnelle). En cas de problème de connexion, contactez Christophe Bernard ou Eric Pilet.
• Cliquer sur « Coming sessions »
• Cliquer sur « Create a new session »
• Choisir la formation dont vous voulez créer une session dans le menu déroulant « training »
• Remplir la fiche et indiquer les informations spécifiques à cette session si nécessaire
• Cocher « Publish and make session visible for all students » sinon votre session ne sera pas visible dans la liste disponible aux étudiants.
• Cliquer sur « save session »

• Contacter Christophe Bernard pour qu’il mette à jour les dates la session sur le site web Plinius

• Contacter notre gestionnaire Valérie JOURDAN pour les commandes

• Contacter AU MOINS UN MOIS A L’AVANCE votre gestionnaire dans les cas suivants :
  • Appel à des intervenants extérieurs rémunérés
  • Appel à des intervenants ayant besoin d’un ordre de mission (transport, hébergement, restauration …)

4. Vadémécum “Gestion de votre session de formation”

1. Avant la session de formation

Vous recevez une notification lorsqu’un étudiant se pré-inscrit à votre session sous forme d’email « No reply » de l’adresse no-reply@plinius-cursus.fr. Régulièrement connectez-vous au backoffice du PhD program et cliquer sur « Coming sessions » puis sur « manage ». Vous avez la liste des étudiants intéressés par votre session de la formation.

Pour chaque étudiant vous pouvez :

• L’accepter à votre cession « Receive »
• Le mettre sur la liste complémentaire « Not receive » : ceci est utile si vous avez plus d’étudiants que de places disponibles.
• Annuler sa pré-inscription « Cancel » : à n’utiliser que si vous avez des raisons sérieuses de le refuser connu pour ne jamais venir aux formations auxquelles il est inscrit, vous avez échanger avec l’étudiant et ses motivations pour suivre la formation ne correspondent pas aux compétences qui seront acquises durant la formation …).

Pour effectuer votre choix, vous avez l’année d’inscription de l’étudiant entre parenthèse à côté de son nom. Nous allons vous permettre prochainement d’avoir d’autres informations à votre disposition. Chaque étudiant recevra un email avec la notification de votre choix. Entre la date d’ouverture des inscriptions à la session et la formation elle-même, vous pouvez modifiez le statut des étudiants. A chaque fois, l’étudiant concerné recevra un email.

2. Le jour de la formation

• Vous ne pouvez plus modifiez la liste des inscrits.
• Si de nouveaux étudiants viennent à votre formation au dernier moment, informez le responsable de branche qui pourra l’inscrire manuellement.
• Vous pouvez télécharger sur le backoffice la liste des inscrits à votre session.

3. A la suite de votre session

Vous recevez un mail vous demandant de valider votre formation pour chaque étudiant :

• « Training completeted » pour les étudiants ayant validé
• « Training non completeted » pour ceux qui ne l’ont pas validé

A la suite de cette action, vos étudiants recevront un mail leur demandant d’évaluer la formation. Ils pourront ainsi obtenir le certificat indiquant qu’ils ont suivi votre formation.